RUANG LINGKUP DOKUMEN KANTOR DI DUNIA PARIWISATA
Kegiatan Administrasi kantor atau umum di dunia Pariwisata , tentu saja banyak menggunakan beberapa dokumen kantor atau umum yang dipergunakan
Kegiatan Administrasi kantor atau
umum di dunia Pariwisata , tentu saja banyak menggunakan beberapa dokumen
kantor atau umum yang dipergunakan antara Lain
- Surat Tamu ( Guest mail ) , yaitu surat yang meliputi beberapa surat/formulir yang digunakan untuk tamu yang sedang stay di Hotel. Catatan / Data pelanggan (customer) dan Guest ( Tamu) meliputi : Dokumen pemesanan, rancangan/program perjalanan, kartu pendaftaran (registrasion card) dan catatan permintaan khusus .
Form/Surat yang
digunakan oleh front office
a)
Log Book , yaitu Buku yang berisi tentang
kegiatan yang dilakukan setiap section atau satu shift ke shift berikutnya.
b)
Reservation Form/Card : Formulir/kartu pemesanan
kamar, untuk mencatat data-data pemesanan kamar.
c)
Group Information Sheet : Lembaran informasi
untuk tamu-tamu rombongan yang akan menginap dihotel.
- Korespondensi ( Surat menyurat ) yang masuk dan keluar , meliputi surat – surat, faximile, memo, e- mail .
- Laporan – laporan kerja ( Report ), meliputi berisi tentang antara lain :
a)
daftar tamu yang akan datang ( today expected
arrival )
b)
daftar tamu yang akan berangkat ( today expected
departure )
c)
daftar tamu yang sedang stay ( Guest in the
House )
d)
tamu yang tidak datang ( No show )
e)
tamu yang membatalkan ( cancellation )
f)
daftar tamu penting ( VIP Guests List )
g)
daftar perlengkapan untuk tamu VIP ( VIP
aminities List )
h)
daftar tamu yang tidak menginap di hotel ( Slept
out )
- Informasi kegiatan perjamuan ( banquet events orders ) yaitu rekapan data berisi informasi tentang kegiatan suatu acara yang dibuat oleh bagian yang bertanggung jawab. Bagian yang menangani acara tersebut, misalnya : Bagian EO ( Event Organisasi ) atau marketing atau banquet. Banquet event order ini digunakan dan didistribusikan ke bagian lain yang terkait sebagai dasar menyiapkan kebutuhan even/acara
- Laporan keungan , meliputi tagihan ( invoice), Kuitansi ( recepts), faktur .
MEMPROSES DOKUEMEN KANTOR
Kegiatan yang berhubungan dengan
dokumen kantor antara Lain, menerima dan mengirim dokumen, menggandakan (
memfotokopi ) , menerima dan mengirimkan e- mail
- Menerima dokumen
A. Untuk tamu yang sedang stay di hotel
- Cek di daftar tamu stay
- Tulis nomor kamar pada dokumen
- Telepon ke nomor kamar tamu. Jika tamu ada di kamar sampaikan dokumen dengan segera, tetapi apabila tidak ada tamu di kamar, maka tinggalkan pesan dan informasikan ke tamu jika ada dokumen untuknya
B. Untuk tamu yang sudah meninggalkan hotel :
- Lihat di file mail forwarding untuk mengecek alamat jika sebelum tamu chect out meninggalkan alamat
- Kirim dokumen ke alamat sesuai yang tercantum mail forwarding
- Jika tidak ada alamatnya maka kirim balik ke kantor pos
C.Untuk tamu yang akan chect in ( Belum datang):
- Cek data di daftar perkiraan tamu yang akan datang
- Beri tanda pada registration yang sudah disiapkan
- Simpan dokumen pada file rencana kedatangan
- Berikan ke tamu saat ia datang
D. Untuk Hotel staff
- Beri stamp tanggal saat dokumen diterima
- Pilah/Sortir sesuai lokasi/departemen tempat karyawan bekerja
- Distribusikan
- Mengirimkan dokumen
A. Surat
1)
Menimbang
2)
Menetapkan dan menginformasikan biaya pengiriman
3)
Mengagendakan ( Mencatat transaksi )
4)
Mengirimkan/ Menyampaikan melalui kantor pos
atau jasa pengiriman
B.Faximile
1)
Konfirmasi nomor fax yang dituju
2)
Cek dokumen yang akan di fax dan informasikan
jumlah biayanya
3)
Konfirmasi masalah pembayaran ( cash atau change
to room )
4)
Kirim Fax
5)
Kembalikan document asli ke tamu. Jika tamu
tidak ada di tempat masukkan document ke dalam amplop, tulis nomor kamar dan nama
tamu, sampaikan ke bagian concierge untuk menyampaikan ke kamar tamu
6)
Proses pembayaran dengan cash receipt atau
posting/ masukkan jumlah transaksi ke bill tamu. Sampaikan cash receipt ke tamu
C. E- mail
1)
E- mail baru : buka e-mail, ketik alamat email
yang setuju, ketik subjek, ketik berita atau mencari file yang akan di
emailkan, klik kirim
2)
Membalas e-mail : buka email, baca, respon,
kirim e – mail
3)
Menggandakan ( memfotokopi )
>Peroleh informasi nomor kamar dan nama tamu yang
stay, cek ulang data di Guest in the house list
>Konfirmasi metode pembayaran
>Copy Dokumen
>Kembalikan dokumen asli ke tamu
>Menerima dan memproses pembayaran
Sumber : Direktorat Pembinaan SMK Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia