RUANG LINGKUP DOKUMEN KANTOR DI DUNIA PARIWISATA

Kegiatan Administrasi kantor atau umum di dunia Pariwisata , tentu saja banyak menggunakan beberapa dokumen kantor atau umum yang dipergunakan
Yunisti Pratiwi




Kegiatan Administrasi kantor atau umum di dunia Pariwisata , tentu saja banyak menggunakan beberapa dokumen kantor atau umum yang dipergunakan antara Lain
  •  Surat Tamu ( Guest mail ) , yaitu surat yang meliputi beberapa surat/formulir yang digunakan untuk tamu yang sedang stay di Hotel. Catatan / Data pelanggan (customer)  dan Guest ( Tamu) meliputi : Dokumen pemesanan, rancangan/program perjalanan, kartu pendaftaran (registrasion card)  dan catatan permintaan khusus .
Form/Surat yang digunakan oleh front office
a)       Log Book , yaitu Buku yang berisi tentang kegiatan yang dilakukan setiap section atau satu shift ke shift berikutnya.
b)      Reservation Form/Card : Formulir/kartu pemesanan kamar, untuk mencatat data-data pemesanan kamar.
c)       Group Information Sheet : Lembaran informasi untuk tamu-tamu rombongan yang akan menginap dihotel.
  • Korespondensi ( Surat menyurat ) yang masuk dan keluar , meliputi surat – surat, faximile, memo, e- mail .
  •   Laporan – laporan kerja ( Report ), meliputi berisi tentang antara lain :
a)       daftar tamu yang akan datang ( today expected arrival )
b)      daftar tamu yang akan berangkat ( today expected departure )
c)       daftar tamu yang sedang stay ( Guest in the House )
d)      tamu yang tidak datang ( No show )
e)      tamu yang membatalkan ( cancellation )
f)        daftar tamu penting ( VIP Guests List )
g)       daftar perlengkapan untuk tamu VIP ( VIP aminities List )
h)      daftar tamu yang tidak menginap di hotel ( Slept out )
  • Informasi kegiatan perjamuan ( banquet events orders ) yaitu rekapan data berisi informasi tentang kegiatan suatu acara yang dibuat oleh bagian yang bertanggung jawab. Bagian yang menangani acara tersebut, misalnya : Bagian  EO ( Event Organisasi ) atau marketing atau banquet. Banquet event order ini digunakan dan didistribusikan ke bagian lain yang terkait sebagai dasar menyiapkan kebutuhan even/acara
  • Laporan keungan , meliputi tagihan ( invoice), Kuitansi ( recepts), faktur .


MEMPROSES DOKUEMEN KANTOR
 
Kegiatan yang berhubungan dengan dokumen kantor antara Lain, menerima dan mengirim dokumen, menggandakan ( memfotokopi ) , menerima dan mengirimkan e- mail 

  •  Menerima dokumen
A. Untuk tamu yang sedang stay di hotel  
  1.    Cek di daftar tamu stay
  2. Tulis nomor kamar pada dokumen
  3. Telepon ke nomor kamar tamu. Jika tamu ada di kamar sampaikan dokumen dengan segera, tetapi apabila tidak ada tamu di kamar, maka tinggalkan pesan dan informasikan ke tamu jika ada dokumen untuknya
B.  Untuk tamu yang sudah meninggalkan hotel :
  1. Lihat di file mail forwarding untuk mengecek alamat jika sebelum tamu chect out meninggalkan alamat
  2. Kirim dokumen ke alamat sesuai yang tercantum mail forwarding 
  3.  Jika tidak ada alamatnya maka kirim balik ke kantor pos
C.Untuk tamu yang akan chect in ( Belum datang):
  1. Cek data di daftar perkiraan tamu yang akan datang 
  2.  Beri tanda pada registration yang sudah disiapkan 
  3. Simpan dokumen pada file rencana kedatangan 
  4.  Berikan ke tamu saat ia datang
D. Untuk Hotel staff
  1. Beri stamp tanggal saat dokumen diterima
  2. Pilah/Sortir sesuai lokasi/departemen tempat karyawan bekerja
  3. Distribusikan 
  • Mengirimkan dokumen
A. Surat
1)        Menimbang
2)        Menetapkan dan menginformasikan biaya pengiriman
3)        Mengagendakan ( Mencatat transaksi )
4)        Mengirimkan/ Menyampaikan melalui kantor pos atau jasa pengiriman 

B.Faximile
1)        Konfirmasi nomor fax yang dituju
2)        Cek dokumen yang akan di fax dan informasikan jumlah biayanya
3)        Konfirmasi masalah pembayaran ( cash atau change to room )
4)        Kirim Fax
5)        Kembalikan document asli ke tamu. Jika tamu tidak ada di tempat masukkan document ke dalam amplop, tulis nomor kamar dan nama tamu, sampaikan ke bagian concierge untuk menyampaikan ke kamar tamu
6)        Proses pembayaran dengan cash receipt atau posting/ masukkan jumlah transaksi ke bill tamu. Sampaikan cash receipt ke tamu
C. E- mail
1)        E- mail baru : buka e-mail, ketik alamat email yang setuju, ketik subjek, ketik berita atau mencari file yang akan di emailkan, klik kirim
2)        Membalas e-mail : buka email, baca, respon, kirim e – mail
3)        Menggandakan ( memfotokopi )
>Peroleh informasi nomor kamar dan nama tamu yang stay, cek ulang data di Guest in the house list
>Konfirmasi metode pembayaran
>Copy Dokumen
>Kembalikan dokumen asli ke tamu
>Menerima dan memproses pembayaran


Sumber : Direktorat Pembinaan SMK Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia



Yunisti Pratiwi